Of u nu uw bedrijf uitbreidt om aan de vraag te voldoen, of uw kantoorruimte verkleint nu uw werknemers op afstand werken, een kantoorverhuizing is een belangrijk moment. Net als het betrekken van een nieuw huis, kan het betrekken van een nieuwe kantoorruimte verfrissend zijn. Het is een kans om opnieuw te beginnen, schoon schip te maken en de wereld vanuit een ander perspectief te zien.

Maar daar houdt de gelijkenis op. Bij een kantoorverhuizing komen veel verschillende zaken kijken, en aan sommige heeft u misschien nog niet gedacht. Wij hebben een lijst samengesteld van belangrijke dingen die u moet weten als u uw bedrijf gaat verhuizen naar brussel. Deze tips helpen u en uw werknemers bij een soepele overgang.

U moet een projectmanager aanstellen

Het verplaatsen van uw bedrijf omvat veel bewegende delen. Dit omvat materiële zaken zoals meubilair en uitrusting, maar ook personeel en de kleinste details. De beste manier om te beginnen is door een projectmanager aan te stellen die u helpt deze zaken te verhuizen.

Of u het nu bent of iemand anders, uw projectmanager moet goed zijn in details en het beheren van planningen. Dit is iemand die u kunt vertrouwen om binnen het budget te blijven en dienovereenkomstig beslissingen te nemen. Zij moeten duidelijk met mensen kunnen communiceren om taken te delegeren en teams op schema te houden. Ten slotte moet hij of zij ook wendbaar zijn en zich zo nodig kunnen aanpassen om de vaart erin te houden.

Het spreekt voor zich dat ze zich niet gemakkelijk laten overweldigen!

Uw verhuisbedrijf moet er vanaf het begin bij betrokken zijn

Een kantoor verhuizen is veel arbeidsintensiever dan u denkt. Het vereist ook veel gespecialiseerde apparatuur, vooral voor het verplaatsen van voorwerpen zoals kantoorapparatuur en automaten. Om ervoor te zorgen dat u de gewenste data kunt boeken op de tijden die u het beste uitkomen, moet u uw verhuizer er zo vroeg mogelijk bij betrekken.

Het verhuisbedrijf in Brussel helpt u bij het beheer van het project en informeert u over punten die u eventueel over het hoofd hebt gezien. Zij bezoeken het pand om het te beoordelen en geven u een prijsopgave voor de verhuizing. Zij zullen een contactpunt instellen met uw projectmanager om ervoor te zorgen dat eventuele vragen of problemen kunnen worden aangepakt.

Meestal kiezen bedrijven ervoor om ‘s avonds of in het weekend (of tijdens weekendnachten) te verhuizen om de gevolgen voor de bedrijfsvoering tot een minimum te beperken. Dit betekent dat deze tijden het populairst zijn, dus probeer ten minste twee maanden van tevoren te boeken. Zo kunt u uw data kiezen en heeft u genoeg tijd voor de details in de aanloop naar de verhuisdag.

Uw werknemers kunnen weerstand voelen

Dit betekent natuurlijk niet dat ze zullen gaan protesteren. Het is gewoon dat verandering spannend kan zijn voor sommigen, en verontrustend voor anderen. Zelfs als ze geen weerstand bieden, zullen uw werknemers waarschijnlijk veel vragen hebben.

Afhankelijk van hoe ver u verhuist, kan dit gevolgen hebben voor hun ochtend- en avondroutine. Zij zullen nadenken over hun woon-werkverkeer, openbaar vervoer, wie de kinderen zal ophalen, enzovoort, wanneer zij horen dat een verhuizing gepland is. Zorg ervoor dat wanneer u dit aankondigt, u dit op een duidelijke en communicatieve manier doet.

Informeer uw werknemers over het tijdschema en de details van waar ze naartoe verhuizen. Geef ze de kans om vragen te stellen als ze die hebben, maar doe uw best om zo duidelijk mogelijk te zijn zodat ze er niet te veel hebben.

Betrek uw werknemers erbij en zoek naar plaatsen waar u suggesties kunt aannemen of hen enige verantwoordelijkheid in het proces kunt laten nemen. Stel afdelingshoofden aan om hun teams te coördineren bij het doorzoeken van oud papier en kapotte apparatuur om hun ruimtes op te ruimen voor de grote verhuizing. Je zult steun nodig hebben van mensen in het hele bedrijf, dus wees begripvol en communicatief, en vraag om wat je nodig hebt.

IT speelt een belangrijke rol

Was het verhuizen van een bedrijf maar zo makkelijk als het verhuizen van een huis. Stop je iPad in je handtas. Pak je telefoonoplader in en stop hem in je computertas met je laptop en een heleboel kabels voor opladen en accessoires. Kan een kantoor niet zo gaan?
Helaas bevindt de verhuizing van een kantoor zich aan het uiterste (en tegenovergestelde) eind van het spectrum. Het verpakken en verhuizen van technologische apparatuur vereist een methodische, goed geplande en doordachte aanpak. Niet alleen moet u waarschijnlijk servers veilig verhuizen, maar ook de computers, monitoren, printers en andere apparaten van uw werknemers moeten worden verplaatst.

Niet alleen moeten deze apparaten worden verplaatst, maar ze moeten ook worden losgekoppeld, ingepakt, uitgepakt en weer aangesloten zonder uw bedrijf te onderbreken. Veel van de machines bevatten waarschijnlijk persoonlijke en financiële informatie, die speciale aandacht vereist. Zelfs met dit alles in het achterhoofd heeft uw IT-afdeling een lange lijst af te handelen tijdens de expresse-verhuizing.

Onderschat de rol van IT in uw kantoorverhuizing niet, en de tijd, ruimte en ondersteuning die zij nodig hebben om alles te verhuizen naar brussel en aan de andere kant weer terug te krijgen.