Hoe organiseert u kantoorverhuizingen en Verhuizing van het bedrijf? Groeit uw bedrijf en hebt u grotere kantoren of een betere locatie nodig? Bekijk de indicatieve prijzen en ontdek hoe u geld kunt besparen met onze offerte-aanvraagdienst.
Verhuizing van het bedrijf
Schatting van de kosten van een bedrijfsverhuizing
De totale kosten van een bedrijfsverhuizing zijn moeilijk in te schatten. Er moet namelijk met veel factoren rekening worden gehouden, zoals de indeling van de toekomstige kantoren. De rekening kan dus heel snel oplopen! Afhankelijk van de omvang van het bedrijf, de nieuwe locatie, de aard van de kantoren (hoofdkantoor, bijkantoor). Vaak moet men rekenen op enkele duizenden of zelfs miljoenen euro’s voor grote groepen! Hier volgt een indicatie van de kosten waarmee rekening moet worden gehouden bij de overdracht van een onderneming:
| Items | Indicatieve kostenoverdracht van het bedrijf | Details |
|---|---|---|
| Verwijdering van kantoorwerkplekken | 100 – 200€ / post | Overdracht van computer- en elektronische apparatuur |
| Montagewerk | 300 – 700€ / vierkante meter | Het gaat om 50% tot 75% van het totale budget voor de aanpassing van de lokalen aan de veiligheidsnormen, de inrichting van de werkruimten (scheidingswanden, vergaderzalen, enz.), de installatie van elektronische en computerapparatuur, enz. |
| Verwijdering van dozen, dossiers, bedrijfsarchieven | 100 – 250€ / werknemer | Ongeveer 15% van de totale kosten |
| Sociale kosten | De kosten variëren per werknemer en afhankelijk van de nieuwe locatie, bijvoorbeeld in Frankrijk of in het buitenland. | Deze omvatten bijvoorbeeld verhuispremies en vergoedingen voor kantoorpersoneel vanwege de afstand tussen woon- en werkplaats |
| Huren | Het is zeer waarschijnlijk dat het bedrijf gedurende meerdere maanden twee huurpenningen tegelijk moet betalen. Voor kleinere bedrijven is het betrekken van tijdelijke panden of co-working spaces ook een haalbaar en minder duur alternatief. | |
Hoe bereid je een bedrijfsverhuizing voor?
Wat zijn, naast de vele logistieke aspecten, de inrichting en werkzaamheden in de nieuwe kantoren, de administratieve procedures, enz. de belangrijkste punten om de overplaatsing van uw medewerkers voor te bereiden? Wat zijn de belangrijkste punten om de overdracht van de kantoren van uw werknemers voor te bereiden?
Het is belangrijk om op deze teams te vertrouwen om een bedrijfsoverdracht te organiseren. Begin met het aanwijzen van een of meer managers die alle operaties coördineren en de interne verdeling van het werk op zich nemen. Deze managers zijn verantwoordelijk voor het vaststellen, vóór de eigenlijke overdracht, waar alle verschillende posities zullen worden ondergebracht.
Zij wijzen in elke afdeling een persoon aan die verantwoordelijk is voor het materiaal en de persoonlijke bezittingen en die ook verantwoordelijk is voor het verstrekken van informatie aan de werknemers. De verantwoordelijke(n) zorgen ook voor de inventaris van de inrichting zodra de nieuwe kantoren zijn gekozen. Op die manier is het gemakkelijker te controleren of alles naar de betrokken afdeling is overgebracht.
De personeelsafdeling is uiteraard vanaf het begin betrokken bij de planning en het hele project. Zij zijn verantwoordelijk voor het beheer van de communicatie en de latere goede overdracht van informatie. Zij ondersteunen de werknemers ook bij deze verandering door middel van de procedures. Ze geven ook informatie over hoe je bijvoorbeeld hulp bij verhuizing kunt krijgen. Vergeet niet dat al uw werknemers uw eerste ambassadeurs zijn, maar ook uw werkkapitaal. Daarom moeten zij zo snel mogelijk bij deze belangrijke verandering worden betrokken.
Het is een goed idee om voor de werknemers een rondleiding door de nieuwe werkruimten te organiseren. Dit is een goede manier om hen erbij te betrekken door hun mening te vragen over de inrichting van hun werkomgeving. Dit is beter haalbaar in een klein bedrijf.
U kunt ook een speciaal moment organiseren om het nieuwe pand via video aan uw werknemers te presenteren. Zo kunt u de tijd nemen om deze belangrijke veranderingen direct door te geven. Deze veranderingen zijn inderdaad vaak een bron van ongerustheid binnen een bedrijf.
Ten slotte moet u zich informeren over de overdracht van de verschillende contracten, juridische, water natuurlijk, elektriciteit, telefoonlijnen en diverse elektronische kabels. Maar ook de aansluiting van de werkstations op het internetnetwerk, zodat alles vanaf de eerste dag goed werkt.
De IT-diensten zijn verantwoordelijk voor het toezicht op deze vlotte opstart. Zij zorgen ervoor dat zij het hele computernetwerk van het bedrijf zo snel mogelijk overnemen en kunnen gaan configureren. Deze manoeuvre kan gedeeltelijk of volledig worden uitbesteed aan een gespecialiseerd extern bedrijf.
Advies van professionals om uw bedrijfsverhuizing met een gerust hart te plannen
Volg het advies van onze deskundigen om de overdracht van uw kantoren met een gerust hart te beheren:
- Stel een lijst op van leveranciers van apparatuur en onderhoud en breng hen op de hoogte van de verandering van kantoor;
- Kondig uw verhuizing zo snel mogelijk aan en communiceer deze op uw website, buiten uw gebouw en uw nieuwe pand;
- Controleer of uw internet goed werkt in de nieuwe kantoren (snelheid, netwerkverbinding, toegang voor het personeel, enz;
- Sorteer en ontdoe u van alles wat u niet nodig hebt, zoals documentatie en verouderd materiaal (bedrijfsbrochure, visitekaartje, enz.) en probeer zoveel mogelijk te digitaliseren;
- Maak een algemene back-up van uw gehele computersysteem en werkbestanden. Investeer zo nodig in nieuwe apparatuur of besteed dit uit aan een extern bedrijf.